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TEILNAHMEBEITRÄGE

BEI VERANSTALTUNGEN

Es gibt immer wieder Fragen dazu, nach welchen Kriterien der k+lv die Teilnahmebeiträge bei Veranstaltungen festsetzt. Die Teilnahmebeiträge werden nicht willkürlich, oder "nach Gefühl" festgesetzt, sondern werden anhand genauer Richtlinien kalkuliert. Diese Richtlinien berücksichtigen sehr viele Faktoren, die verständlicherweise nicht allen Mitgliedern immer präsent sein können. Daher veröffentlichen wir an dieser Stelle gerne unsere Richtlinien.

 

Grundlagen

Statuten

Die Statuten des k+lv zählen Veranstaltungen als ein Mittel zum Erreichen des Vereinszwecks auf (§ 3 Abs. 2 lit. a). Gleichzeitig werden auch die Erträgnisse aus Vereinsveranstaltungen als materielle Mittel zum Erreichen des Vereinszwecks genannt (§ 3 Abs. 3 lit. e). Dies bildet die vereinsrechtliche Basis zur Einhebung von Teilnahmebeiträgen für Veranstaltungen.

Finanzierung des Vereins

Damit der Verein seinen Zweck verfolgen kann, sind finanzielle Mittel notwendig. Der k+lv verfolgt den Grundsatz, dass bestehendes Vereinsvermögen nicht für die laufenden Vereinstätigkeiten verwendet wird. Lediglich die Erträgnisse, wie in den Statuten § 3 Abs. 3 gelistet, sollen zur Deckung der laufend entstehenden Kosten aufgewendet werden. Dies ist auch im Sinne der Nachhaltigkeit die einzige tragfähige Strategie.

Finanzielle Ausgeglichenheit

 

Um dem oben genannten Grundsatz zu entsprechen, müssen also die Erträgnisse aus den diversen Einnahmen zumindest den Ausgaben entsprechen. Kurzfristige Überschüsse sind auch im Rahmen der Gemeinnützigkeit möglich, um längerfristige Ziele verfolgen zu können. Gewinne müssen reinvestiert werden und dürfen nicht an die Mitglieder ausgeschüttet werden. 

Gesetzliche Vorgaben

Selbstverständlich sind alle Vorgaben des Gesetzgebers zu berücksichtigen und streng einzuhalten. Dies betrifft insbesondere steuerrechtliche Angelegenheiten.

Regelungen

Um dem Erfordernis der finanziellen Ausgeglichenheit nachzukommen, sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Als Konkretisierung haben der Vorstand und seine nachgegliederten Gremien im Laufe der Zeit folgende Beschlüsse und Regelungen getroffen:

  1. Teilnahmebeitrag ist die Regel
    Öffentliche Veranstaltungen im k+lv benötigen grundsätzlich einen Teilnahmebeitrag. Dies ist nicht nur aufgrund der finanziellen Erfordernisse nötig, sondern auch deshalb, um den Veranstaltungen mehr Wertigkeit zu verleihen („Was nichts kostet, ist nichts wert“). Teilnehmende wissen, dass es nicht möglich sein kann, alles kostenlos durchzuführen. Gerne bezahlen sie Beiträge, wenn sie dafür auch entsprechende Leistung geboten bekommen.

    Der Mindestteilnahmebeitrag beträgt 5,00 EUR (Stand 2019).

  2. Veranstaltungen in Summe kostendeckend
    Der Vorstand hat beschlossen, dass alle Veranstaltungen eines Rechnungsjahres so kalkuliert werden müssen, dass sie in Summe betrachtet sich selbst tragen. Nicht jede einzelne Veranstaltung muss für sich kostendeckend sein, sondern alle Veranstaltungen zusammengerechnet. Daraus folgt, dass Veranstaltungen, die nicht kostenneutral durchgeführt werden können oder wollen, durch Mehreinnahmen anderer Veranstaltungen finanziert werden müssen.

  3. Mitglieder bevorzugt
    Wenn Veranstaltungen auch von Nichtmitgliedern besucht werden können, so müssen Mitglieder gegenüber Nichtmitgliedern einen Vorteil haben, gemäß der Richtlinie: „Es muss einen Vorteil haben, beim Verein zu sein“. Dieser Vorteil muss sich nicht zwingend, aber am deutlichsten wohl im Teilnahmebeitrag niederschlagen. Hierbei gilt, dass ein Preisunterschied von ca. 20 % anzustreben ist. Wenn der Teilnahmebeitrag größer als das Dreifache des jährlichen Mitgliedsbeitrages ist, und die Veranstaltung über mehrere Tage geht, sollte der Unterschied mindestens der jährliche Mitgliedsbeitrag sein.

  4. Veranstaltungen ohne Teilnahmebeitrag
    1. Veranstaltungen, die als Kern eine gottesdienstliche Feier sind, werden ohne Teilnahmebeitrag durchgeführt. Die Kosten solcher Veranstaltungen werden aber gemäß Punkt 2 in die Jahressumme miteinberechnet. Ein spiritueller Inhalt, ein gottesdienstliches Element, oder ein spiritueller Impuls machen eine Veranstaltung grundsätzlich noch nicht zu einem Gottesdienst als Ganzes.

    2. Veranstaltungen, die als Kern gemeinsames Arbeiten zum Wohle des Vereins sind, werden ohne Teilnahmebeitrag durchgeführt, selbst wenn sie veröffentlicht sind. Dazu gehören Gremien- und Teamtreffen, Vorbereitungstreffen für Veranstaltungen, etc. Die Kosten solcher Veranstaltungen werden nicht in die Jahressumme miteinberechnet.

  5. Das Plus für mich: Pluspunkte
    Der k+lv bekennt sich zur Digitalisierung als Teil einer umfassenden Zukunftsstrategie. Deshalb setzt der Verein in der Kommunikation und Interaktion mit den Mitgliedern auf digitale Medien. Interaktion auf der Vereinshomepage wird mit „Pluspunkten“ belohnt, welche wiederum auf der Homepage eingelöst werden können, um weitere Vorteile zu erlangen. Damit dieser Anreiz auch greift, sind Veranstaltungen so oft als möglich mit mindestens einer Plusoption (Preis oder frühere Anmeldung) auszustatten. Eine Pluspreisvergünstigung wird gemäß Punkt 2 Teil der Gesamtkalkulation.

  6. Solidarbeitrag
    Der k+lv bekennt sich dazu, dass nicht alle Mitglieder (oder Nichtmitglieder) immer gleich viel finanzielle Mittel zur Verfügung haben. Besonders jüngere Pädagogen*innen haben im Regelfall zu Beginn ihres Berufslebens weniger finanzielle Ressourcen zur Verfügung als schon ältere, länger im Dienst stehende. Der k+lv möchte, so gut es geht, Ausgleiche schaffen. Als erster Schritt sollen Veranstaltungen, die sich besonders an jüngere Pädagogen*innen richten, den Teilnehmenden tendenziell weniger kosten. Diese Umverteilung findet auf Basis von Punkt 2 statt.

  7. "Werbeveranstaltungen“
    Wenn davon auszugehen ist, dass die Durchführung der Veranstaltung und damit verbunden eine hohe Teilnahmezahl einen hohen Werbewert für den Verein hat, kann der Teilnahmebeitrag gesenkt werden oder ganz entfallen. Der Charakter der Veranstaltung muss jedoch tatsächlich konkrete Maßnahmen zur Mitgliederwerbung beinhalten.

  8. Transparenz
    Die Kalkulation einer Veranstaltung muss transparent sein und, soweit als möglich, auch den Mitgliedern einsichtig gemacht werden. Ein Abweichen von den Regelungen muss gut begründet werden und darf nicht nur für den Einzelfall gelten, da dies für andere ähnliche Veranstaltungen unter den Mitgliedern Fragen aufwirft.

Durchführung

Verantwortlichkeit

Im laufenden Betrieb ist es Aufgabe der Geschäftsführung, die Vorgaben, die sich aus Gesetz, Statut und Regelungen ergeben, bei der Kalkulation von Veranstaltungen zu berücksichtigen. Dies deshalb, da Geschäftsführung den Gesamtüberblick über alle Veranstaltungen und deren Einzelkalkulationen hat. 

Wenn Mitglieder Veranstaltungen initiieren, dann sind sie angehalten, die Kalkulation zusammen mit der Geschäftsführung durchzuführen. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Vorgaben und getroffenen Regelungen eingehalten werden können.

Nicht einbeziehbare Ausgaben

Nicht alle Ausgaben einer Veranstaltung müssen in die Kalkulation eingebracht werden. Der k+lv verzichtet auf das Berücksichtigen von

  • Personalkosten (nicht Referenten*innen),
  • Infrastrukturkosten,
  • Öffentlichkeitsarbeit und Werbung.

Diese Posten werden aus den Erträgnissen der Vermögensverwaltung und dem Mitgliedsbeitrag bestritten. 

Worst Case Szenario

Bei der Kalkulation ist grundsätzlich vom Worst Case Szenario auszugehen. Dies bedeutet, dass sowohl Einnahmen als auch Ausgaben pessimistisch anzusetzen sind.

  • Ausgaben werden tendenziell höher angesetzt
  • Einnahmen werden tendenziell geringer angenommen
  • Die Kalkulation nimmt immer eine Mindestteilnahmezahl an
  • Die Mindestteilnahmezahl berücksichtigt etwaige Rücktritte und Stornos
  • Es werden mehr weniger zahlende Mitglieder angenommen als mehr zahlende Nichtmitglieder

Veranstaltungsgruppen

Es besteht die Möglichkeit, zusammenhängende Veranstaltungen als „Veranstaltungsgruppe“ zu definieren und kalkulatorisch wieder in sich als Einheit zu betrachten. Gegenüber der Gesamtjahreskalkulation tritt eine Veranstaltungsgruppe wie eine einzelne Veranstaltung in Erscheinung.

Überprüfbarkeit

Die Einhaltung dieser Beschlüsse und Regelungen ist jedes Jahr anhand des Jahresabschlussberichtes zu überprüfen.

 

Diese Richtlinien als PDF

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